Dernière mise à jour en date du 6 mai 2020

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Votre utilisation de notre site internet et/ou des services que nous vous proposons à compter de la date indiquée ci-dessus vaut approbation de la version révisée de la présente Politique.

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment, en tout ou partie, la présente Politique.

Si vous ne souhaitez pas accepter tout ou partie de la présente Politique, il vous est demandé de renoncer à l’usage de notre site internet et/ou des services que nous proposons.

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La mise en œuvre de traitements automatisés de données personnelles est régie, notamment, par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désigné “RGPD”). 

Le RGPD impose au responsable d’un traitement des données personnelles de personnes physiques de fournir à celles-ci un certain nombre d’informations. 

Dans le cadre de notre relation, nous serons amenés à recueillir certaines de  vos données personnelles et à les utiliser dans différents traitements pour plusieurs finalités que nous vous détaillons ci-après.

La présente Politique a pour objet de vous informer sur les moyens que WEHOST met en œuvre pour collecter et traiter vos données à caractère personnel, dans le cadre du plus strict respect de la réglementation et de vos droits.

🔑 QUELQUES DÉFINITIONS ET NOTIONS 🔑

  • Une donnée à caractère personnel désigne toute information susceptible de se rapporter, directement ou indirectement, à une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut donc s’agir de ses nom, prénom(s), numéro(s) de téléphone, plaque(s) d’immatriculation, un identifiant tel que le numéro de sécurité sociale, une adresse postale ou mail, la voix, l’image, etc. ; sachant que l’identification peut être réalisée à partir d’une seule donnée ou à partir d’un croisement de données.
  • Un traitement de données personnelles est une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement, etc.). Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité déterminée préalablement au recueil des données et à leur exploitation.
  • La finalité d’un traitement correspond donc à l’objectif poursuivi, le besoin auquel il répond pour le responsable du traitement.
  • Le responsable de traitement est la personne morale (entreprise, commune, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s’agit de la personne morale incarnée par son représentant légal.
  • Une durée de conservation des données personnelles doit être déterminée en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. En effet, les données personnelles ne peuvent être conservées de façon indéfinie dans les fichiers du responsable du traitement. Une fois la finalité du traitement des données atteinte, celles-ci doivent être archivées, supprimées ou anonymisées (par exemple pour pouvoir continuer à produire des statistiques).

L’identité et les coordonnées du responsable des traitements

Le responsable du traitement est WEHOST (ci-après désigné “la Société” ou “WEHOST”), SAS au capital de 1.613,64 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 804910784, et dont le siège social est sis 10 rue de Penthièvre à Paris (75008).

  • Les coordonnées du Délégué à la protection de vos données personnelles

Pour toute question relative à la présente Politique de Protection des Données Personnelles, vous pouvez écrire à Monsieur le Délégué à la Protection des Données de WEHOST, à l’une ou l’autre des adresses suivantes :

  • 📫 par courrier postal au 10 rue de Penthièvre 75008 Paris
  • 📧  par courrier électronique à contact@wehost.fr
  • La licéité des traitements de vos données personnelles (les fondements)

Chaque traitement que nous mettons en oeuvre concernant vos données personnelles s’appuie sur une base juridique précise :

  • Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis (c’est notamment et par exemple le cas pour l’ensemble des traitements liés à lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme et plus généralement à toutes déclarations réglementaires obligatoires)
  • Le traitement est nécessaire à la gestion et à l’exécution du ou des contrats au(x)quel(s) vous et nous sommes parties
  • Le traitement est nécessaire aux fins d’intérêts légitimes que nous poursuivons, dans le respect naturellement de vos droits et libertés fondamentaux (ce type de traitement peut par exemple viser le pilotage et le développement de notre activité -statistiques, projection commerciale, etc.-)
  • Éventuellement, certains traitements qui ne répondraient pas aux 3 fondements détaillés ci-dessus, pourraient être mis en œuvre à condition que nous y ayons été spécifiquement autorisés par vos soins (dans une telle hypothèse, vous serez sollicités pour autoriser le traitement  spécifique concerné, au moment de la collecte de données ou au moment de la mise en œuvre dudit traitement).
  • Enfin, dans des cas exceptionnels, nous pourrions être amenés à mettre en œuvre des traitements de données basés sur la nécessité de sauvegarder vos intérêts vitaux ceux d’une autre personne physique.

  TRÈS IMPORTANT

Lorsque vous choisissez de nous communiquer vos données à caractère personnel, vous nous donnez expressément votre consentement pour la collecte et le traitement de celles-ci conformément à ce qui est énoncé dans la présente Politique ainsi qu’à la législation en vigueur.

En cas de refus de votre part de communiquer les données nécessaires à la mise en œuvre d’un traitement ayant vocation à répondre à une obligation légale ou réglementaire ou pour la gestion ou l’exécution d’un contrat, nous pouvons être conduits à refuser votre demande et/ou à résilier le contrat nous liant, ou encore à mettre un terme à l’ensemble de notre relation.

  • La finalité des traitements de vos données personnelles

Vos données personnelles font l’objet de traitements informatisés dans les conditions et pour les finalités précisées ci-dessous.

  • Avant notre entrée en relation (vous êtes un prospect)

Lorsque vous souhaitez entrer en relation (ou simplement en contact) avec WEHOST, par exemple pour obtenir un renseignement sur notre activité, l’estimation des revenus qui pourraient être générés par votre bien immobilier en cas de mise en location, etc., il vous est demandé de nous communiquer certaines de vos données personnelles. Celles-ci vont alors faire l’objet d’un traitement, en l’occurrence informatisé, dont les finalités sont ci-après détaillées.

  1. Par téléphone : lorsque vous nous contactez par téléphone, nous sommes susceptibles de vous demander vos données personnelles suivantes : nom, prénom, numéro de téléphone et adresse mail (et éventuellement des renseignements concernant le bien immobilier à propos duquel vous appelez).

Bien entendu, rien ne vous oblige à nous communiquer ces renseignements. Ceux-ci nous sont toutefois nécessaires pour prendre en charge votre demande de prestation et/ou pour pouvoir vous recontacter.

Les données que nous recueillons font l’objet d’un traitement informatisé, c’est-à-dire qu’elles sont collectées dans notre système informatique().

  1. Par mail : en nous adressant un mail à l’adresse de contact fournie sur notre site Web, votre adresse mail d’expédition est automatiquement recueillie et fait l’objet d’un traitement informatisé()

Si vous nous laissez dans votre message d’autres données personnelles comme par exemple, vos nom, prénom et/ou votre numéro de téléphone, etc., celles-ci font également l’objet d’un traitement informatisé().

 

  1. Au moyen du formulaire de contact : lorsque vous nous contactez au moyen du formulaire disponible sur notre site Web (www.wehost.fr), nous vous demandons vos données personnelles suivantes : nom et/ou prénom et adresse mail (ainsi que l’objet de votre demande et toute précision utile).

Le communication de votre adresse mail est indispensable pour que nous puissions reprendre contact avec vous.

Ces données font l’objet d’un traitement informatisé().

  1. Au moyen du formulaire d’estimation de revenus d’un bien immobilier : lorsque vous souhaitez obtenir une estimation des revenus de votre bien immobilier, nous vous demandons des renseignements à propos de celui-ci. Cela nous permet de vous donner une première fourchette estimative des revenus qui pourraient être générés en cas de mise en location dudit bien.

Le formulaire de recueil de ces informations, accessible uniquement depuis le site web de WEHOST (https://wehost.typeform.com) est effectué grâce à une application tierce (logiciel en ligne), fournie par un partenaire de WEHOST dénommé TYPEFORM (www.typeform.com).

Si vous souhaitez alors entrer en contact avec WEHOST, nous vous demandons de renseigner les données personnelles suivantes : prénom, nom, numéro de téléphone et adresse mail

Ces données font l’objet d’un traitement informatisé(). Aucune donnée n’est toutefois conservée par TYPEFORM.

💡 BON À SAVOIR 💡

Quel que soit la manière dont vous décidez de nous contacter :

☛ Les destinataires de vos données personnelles sont uniquement les services internes de WEHOST. Elles ne sont en aucun cas communiquées à des tiers.

☛ Jusqu’à ce que nous entrions en relation, le traitement informatisé de vos données personnelles a lieu dans un outil CRM (« Customer Relationship Management« ) ou GRC (« Gestion de la Relation Client« ) dénommé PIPEDRIVE (https://www.pipedrive.com/fr).

Vos données y sont conservées jusqu’à ce que nous vous recontactions. Après cela, vos données sont intégrées à notre propre système interne et supprimées de PIPEDRIVE. Aucun usage commercial (ni autre) de vos données n’a lieu pendant ce temps de traitement (ni après) dans PIPEDRIVE.

☛ WEHOST ne fait par ailleurs aucune prospection commerciale et ne vous relancera jamais sans accord exprès de votre part.

  • Après notre entrée en relation (vous êtes un client)

Les informations recueillies lors de l’entrée en relation nous permettent de :

    • répondre à nos obligations réglementaires en ce qui concerne votre identification, notamment dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, et plus généralement pour toutes déclarations réglementaires obligatoires
    • formaliser, sur la base de ces informations, une proposition commerciale adaptée à votre demande
    • créer des offres de location concernant les biens immobiliers que vous nous confiez
    • communiquer les renseignements nécessaires à nos sous-traitants et partenaires qui participent aux services que nous vous proposons (système de paiement, ménage, blanchisserie, conciergerie, etc.)
    • vous identifier au sein de notre système informatique() et de vous rattacher au(x) bien(s) immobilier(s) que vous nous avez confié(s)
    • identifier les personnes ayant voyagé dans votre (vos) bien(s) immobilier(s)
    • réaliser les opérations relatives à notre gestion de clientèle (suivi de contrats, de factures, de la relation clients)
    • effectuer nos opérations de comptabilité et de gestion financière
    • constituer un fichier de clients et prospects
    • organiser le suivi de vos avis en ligne
  • traiter nos éventuels litiges 
  • protéger vos données personnelles
  • piloter et développer notre activité (statistiques commerciales, analyse du trafic sur le site internet, etc.)
  • vous adresser une newsletter

💡 BON À SAVOIR 💡

Pendant la durée de notre relation commerciale, le traitement informatisé de vos données personnelles a lieu dans notre outil CRM (« Customer Relationship Management« ) ou GRC (« Gestion de la Relation Client« ) propre.

Vos données y sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter de notre dernier contact. Après cela, vos données sont purement et simplement supprimées, sous réserve que vous n’exerciez pas votre droit de suppression de vos données pendant ce délai.

  • Les destinataires de vos données personnelles

Les destinataires de vos données personnelles seront uniquement les suivants :

  • nos services internes 
  • nos partenaires, prestataires et sous-traitants
  • les plateformes de mises en location de biens immobiliers
  • à leur demande expresse, les autorités administratives et judiciaires légalement habilitées
  • tout destinataire habilité qui solliciterait des données nécessaires pour vous identifier et vous contacter, notamment dans un contexte de crise sanitaire, et dès lors que cette transmission de données a pour but de sauvegarder vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique, et dans la limite des données strictement nécessaires à la réalisation de cette finalité. 

Elles ne sont communiquées à aucun autre tiers. 


Et bien entendu, vos données à caractère personnel ne font et ne feront l’objet d’aucune cessions location ou échange au bénéfice de tiers.

  • Les durées de conservation de vos données personnelles
  • Vous êtes un prospect

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact à votre initiative. 

Au-delà de cette durée, l’ensemble de vos données personnelles est supprimé de tous nos traitements.

  • vous êtes un client

Le principe est que vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée -strictement- nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous. 

Certaines données permettant toutefois d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat (lesquelles doivent être conservées au titre du respect d’une obligation légale), celles-ci sont conservées pendant la durée prévue par la Loi applicable concernée.

Concrètement, nous conservons vos données personnelles pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de la fin de notre relation commerciale (ou à compter du dernier contact intervenu à votre initiative après la fin de notre relation commerciale). 

Au-delà de cette durée, vos données personnelles sont supprimées de nos traitements et placées dans une base d’exclusion séparée (pour nous permettre, le cas échéant, de pouvoir établir la preuve de notre relation commerciale).

Les informations ayant un caractère comptable sont également conservées pendant une durée de 10 (dix) ans.

Éventuelles opérations de prospection commerciale ? A ce moment-là, prévoir la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection.

Est-ce qu’on prévoit la durée de conservation des données relatives aux cartes bancaires à ce stade (LemonWay?)

Est-ce qu’on prévoit le cas de figure de la mesure de trafic / audience (si cela implique pour vous de récupérer des données personnelles à vos utilisateurs?)

  • La sécurité de vos données personnelles

Soyez assurés que nous prenons toutes les précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. 

Nous recourrons également à un système de paiement sécurisé parfaitement conformes aux règles de leur art et à la réglementation applicable en vigueur.

  • Vos droits 

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation du traitement, ainsi que du droit à la portabilité de vos données en vigueur.

Pour exercer vos droits, vous devez adresser votre demande par écrit, accompagnée d’un justificatif d’identité, à notre Délégué à la protection des données personnelles dont les coordonnées sont précisées ci-avant ().

Nous vous informerons des suites données à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard un (1) mois à compter de la réception de votre demande (sauf demande(s) complexe ou multiples : dans ce cas, ledit délai peut être prolongé de 2 (deux) mois, ce dont nous vous informerons alors, en vous en expliquant également les raisons).

Vous pouvez également à tout moment, et de la même manière, exercer sans frais votre droit d’opposition au traitement de vos données personnelles dans le cadre des opérations de prospection commerciale, ainsi qu’à leur transmission aux partenaires et sous-traitants. 

En cas d’exercice de vos droits ci-dessus

  • vos données personnelles sont supprimées de nos traitements et placées dans une base d’opposition séparée
  • nous sommes fondés à résilier le contrat nous liant, ou encore à mettre un terme à l’ensemble de notre relation()

Aucun frais ne vous sera facturé dans le cadre de l’exercice de vos droits susvisés. 

Attention : en cas de demande(s) manifestement infondée(s) ou excessive(s) (notamment en raison de leur caractère répétitif), nous refuserons de donner suite à votre (vos) demande(s) et, conformément à la réglementation, nous nous réservons le droit de vous facturer en ce(s) cas.

Si vous souhaitez introduire une réclamation, vous devez le faire auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07. Un formulaire de dépôt de plainte en ligne est également disponible : https://www.cnil.fr/fr/plaintes).